La primera parte del proceso fue depurar la base de datos de los archivos recibidos, por medio del cual eliminamos envíos no aptos para la evaluación (envíos incompletos, envíos repetidos, envíos sin el archivo original) motivo por el cual algunos de ustedes debieron recibir uno o varios correos donde se les informaba del proceso realizado.
Esta parte nos permitió detectar errores en los procesos de envíos, que si bien no afectan el proceso de evaluación, sería muy importante que los autores ingresen al sitio ocs.asocolme.org, y verifiquen que toda la información relativa a su o sus ponencias está completa. Los errores que hemos encontrado (entre otros posibles) en algunas ponencias, y que esperamos sea corregidos son:
- Ponencias de varios autores, pero solo registraron un solo autor.
- Ponencias donde el título que pusieron en el sistema, no corresponde con el título de la ponencia (por ejemplo, en el sistema declararon como título de la ponencia, "magister en educación". lo cual se corresponden con el título en estudios realizados y no con el título de la ponencia).
- Ponencias sin el resumen.
- Nombres o Apellidos de autores mal escritos (o bien todo en mayúscula, o bien todo en minúscula, o bien con mala ortografía).
- Correos electrónicos mal escritos.
- Falta la información de la entidad financiadora.
Si bien en algunos casos hemos realizado la corrección, no podemos realizar este proceso exhaustivamente para todas las ponencias. Por lo tanto les pedimos el favor a todos los autores que ingresen al sitio a través de la cuenta que crearon para el envío, se autentican con el nombre de usuario y contraseña, y en "autor" o activar "envío" ingresan a la lista de ponencias que enviaron, y luego hacen clic en el título de cada una, y revisan que toda la información esté correcta y completa (hay cosas que no pueden modificar, como el original enviado para evaluación). Si deben agregar otros autores, cambiar el título de la conferencia, agregar el resumen, etc., hacen clic en "editar metadatos" y desde la página que se les abre pueden realizar los ajustes respectivos.
Es importante hacer estas correcciones lo antes posible, pues en caso de que las ponencias sean aprobadas, la información que se usará para memorias y certificados es la que esté registrada en el sistema, y no la que esté en los encabezados de los textos.
